Guia
Nove perguntas para fazer em qualquer demonstração — inclusive na nossa. A ordem importa: as três primeiras eliminam a maioria das opções.
É a pergunta que mais muda a conta no fim do ano. Parte dos sistemas cobra mensalidade baixa e retém de 3% a 20% de cada reserva paga online. Numa academia que fatura R$ 30 mil por mês em locação, 5% são R$ 1.500 — várias vezes o valor de qualquer mensalidade de software.
Como verificar: Peça o número em reais, não em percentual. Pergunte quanto a academia teria pago no mês passado.
Sistema de arena trata locação bem e aula como um campo de texto. Sistema de escolinha faz o contrário. Academia de tênis vive das duas, e elas disputam a mesma quadra: a turma das 18h ocupa o horário, mas na semana sem aula aquele horário deveria abrir para avulso.
Como verificar: Peça para ver a grade de uma semana com aula fixa e locação avulsa juntas, e pergunte o que acontece no feriado.
Academia presta serviço, então emite NFS-e — pelo padrão nacional ou pelo município. Sistema que anuncia integração com a SEFAZ estadual está falando de NF-e de mercadoria, que não serve. Sem isso, a nota continua saindo na mão ou no contador.
Como verificar: Pergunte se emite NFS-e e por qual caminho. Se a resposta for SEFAZ, é outra nota.
Receber por PIX é fácil; saber que o PIX que caiu é a mensalidade do aluno tal é outra coisa. Sem conciliação, alguém abre o extrato e confere linha por linha todo mês.
Como verificar: Pergunte se o sistema importa o extrato e casa com as cobranças automaticamente, ou se a baixa é manual.
É o caso que separa sistema feito para academia de sistema genérico. Trocar de terça para quinta por três semanas, repor aula perdida, mudar de duas para três vezes por semana no dia 12 — tudo isso mexe em grade e em cobrança ao mesmo tempo.
Como verificar: Descreva um caso real da sua academia e peça para ver sendo feito na tela, não no slide.
Locação fora do horário comercial depende de alguém abrir o portão ou de uma senha fixa que todo mundo acaba sabendo. Existem sistemas que geram código por reserva, válido só naquele horário.
Como verificar: Pergunte se o código é por reserva ou fixo, e se é revogado quando a reserva é cancelada.
Trocar de sistema é mais difícil do que entrar. Se a exportação não existe ou vem só em PDF, a migração seguinte vira digitação.
Como verificar: Antes de assinar, peça para exportar a base de alunos e veja em que formato ela sai.
Contrato longo costuma aparecer junto com desconto na entrada. O problema não é o preço, é ficar preso a um sistema que não serviu.
Como verificar: Pergunte o prazo mínimo e a multa. Se houver fidelidade, negocie um período de teste real.
Preço sob consulta significa que ele varia conforme quem pergunta. Não é sinal de fraude, mas tira sua referência de comparação.
Como verificar: Se não houver preço no site, peça a proposta por escrito com todos os custos, inclusive o que é cobrado por fora.
Estas perguntas não foram escritas para levar a uma resposta só. Se o sistema que você já usa passa nas nove, não troque.